15 Dicas para um evento de sucesso

15 dicas de como organizar um evento corporativo de sucesso?

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Sendo uma excelente oportunidade de aproximar o relacionamento com clientes, fornecedores, empresas e funcionários, os eventos corporativos devem ser bem planejados para não ocorrer nenhum problema durante a execução.

Sabe aquele evento chato em que ninguém liga para o que está sendo dito?

Ou aquele corporativo que toda hora dava problema no slide?

E aquele outro que fazia um calor de matar e quase não tinha água?

Se você já passou por alguma dessas situações, tanto na organização como convidado, sabe o quão frustrante é passar por isso.

Para você aprender como organizar um evento corporativo de sucesso e garantir que seus convidados não tenham essa experiência, acompanhe a seguir as nossas dicas fundamentais!

Como organizar um evento corporativo?

Para simplificar a ordem, dividimos essas dicas em 3 grupos: antes, durante e pós-evento, cada qual com sua importância e demandas.

Antes do evento

Antecipar-se é uma boa forma de evitar problemas, e é exatamente por isso que podemos contar com essas dicas:

1. Determine o objetivo do evento

 O mais importante de qualquer outro processo do evento é entender para que fim ele está sendo feito. Por esse motivo, tenha sempre em mente o objetivo que o evento corporativo terá.

Entender o foco do evento reduz a probabilidade de ocorrer problemas, como:

• falta de pauta;
• extensão do tempo estabelecido em atividades que não são prioritárias;
• entre outros.

2. Promova o engajamento

Não deixe que as palestras ou atividades do evento sejam monótonas ou maçantes. Busque promover dinâmicas em grupo, atividades interativas e outras possibilidades que prendam a atenção do convidado aos conteúdos apresentados.

Mas lembre-se: não exagere no tempo dessas atividades, pois o foco do evento pode ser perdido. Outra dica é ter certeza de que o entretenimento tem ligação com o evento. Então, use o bom senso.

3. Defina uma data

Para que nenhum convidado falte ao evento, busque as datas mais favoráveis. Vale lembrar que datas pessoais e comemorativas podem fazer a diferença, além das datas profissionais.

Quanto menos tumultuada é uma data, maior será quantidade de presentes no evento.

4. Escolha do local

Quando for escolher o local para seu evento, veja se ele é de fácil acesso para todos ou, pelo menos, para a maior parte dos convidados.

É necessário, também, espaço e uma climatização eficiente para a quantidade de pessoas que estarão presentes. Afinal, a falta de assentos ou uma climatização desagradável compromete muito o aproveitamento do convidado.

5. Escolha uma equipe qualificada

Conhecer a qualidade dos serviços dos profissionais que atuarão no seu evento evita problemas e gastos desnecessários por conta de atraso ou má execução das atividades previstas.

6. Acerte o Buffet

A escolha dos alimentos e refeições vai depender de algumas variáveis, como:

 Horário do evento: não é interessante oferecer um almoço às 9 da manhã, muito menos demorar muitas horas de intervalo entre as refeições do evento, por isso o horário faz toda diferença.

 Temperatura: pratos quentes e muito encorpados combinam mais com dias mais frios, assim como os mais frescos e leves vão melhor em dias de calor.

Não se esqueça de ter sempre água disponível para os convidados, além de café, e tente colocá-los bem acessíveis aos convidados.

7. Disponibilize materiais de apoio

Quando se pensa em como organizar um evento corporativo, muitas vezes um simples bloco de notas, uma caneta ou um cronograma impresso das atividades do evento faz toda a diferença para os convidados. Por isso, vale a pena dar atenção aos materiais de apoio!

8. Divida bem o tempo de cada atividade do evento

Cronometre o tempo de palestras, intervalos, dinâmicas e qualquer outra atividade que esteja envolvida no dia do seu evento. Isso pode facilitar muito para que todo o seu planejamento funcione corretamente.

Outro ponto interessante é deixar um tempo para possíveis extensões.

9. Adquira equipamentos eficientes

A falta de bons equipamentos pode prejudicar muito o andamento das atividades do evento.

Um notebook ruim, além de dispersar a atenção dos presentes por conta de pausas inesperadas, pode comprometer o tempo de outras atividades ou até mesmo desperdiçar todo o evento por não ter como apresentar o material fundamental.

Sem falar que um projetor de boa luminosidade e amplitude facilita a visão de convidados que podem estar alocados em posições mais distantes da tela.

10. Divulgue seu evento corretamente

Se o seu evento é interno ou em um setor, talvez uma simples reunião pode resolver. Agora, se for um evento corporativo que envolva pessoas de diversos setores ou empresas, o recomendado é investir em uma divulgação mais abrangente.

Durante o evento

Agora é botar tudo em prática e supervisionar para que saia tudo como planejado! Confira a seguir mais dicas de como organizar um evento corporativo.

11. Faça um check-list do planejamento

Confira como está o andamento do cronograma, veja se tudo está em ordem e se atente ao andamento e à preparação das próximas atividades. Caso algo dê errado, dê prioridade aos temas de maior importância.

12. Sincronia da equipe

Converse com a equipe e observe como estão os processos, veja se precisam de ajuda e, se for o caso, ponha também a mão na massa, desde que não comprometa o seu gerenciamento das atividades.

13. Escute seus convidados

A melhor forma de conferir se o convidado precisa de algo é perguntando. Por esse motivo, pergunte a um ou dois convidados a cada intervalo sobre o que eles estão achando e se eles necessitam de algo.

Pós-evento

O evento não acaba quando termina! Desse modo, é necessário observar:

14. Avaliação dos convidados

Quando você realiza um evento corporativo é fundamental entender onde tiveram acertos ou erros, para que nos eventos futuros tudo se encaminhe somente para os pontos positivos.

15. Certificados

Os certificados são um fator de comprovação da presença do convidado em determinada atividade, e por isso devem ser devidamente entregues a todos os participantes.

A ausência de entrega dos certificados garantidos anteriormente compromete a credibilidade dos organizadores do evento.

Agora é a sua vez!

Depois de ter visto todas essas dicas de como organizar um evento corporativo, desde antes do evento até depois do seu término, desejamos que você faça um evento de sucesso!